MENGURUS BERKAS PENDAFTARAN DI UI TIDAK RAMAH LINGKUNGAN

UI sebagai kampus terkemuka di Indonesia memiliki rencana baru, dalam rangka Global Warming yang sedang ramai dan menjadi sorotan saat ini, yaitu menjadi Green Campus. Hal ini sudah mulai terlihat dengan dibuatnya jalur sepeda yang sangat nyaman. Rutenya dimulai dari depan Gerbatama UI sampai ke tiap Fakultas/Kampus. Universitas yang memiliki lahan terpadu yang paling luas dibandingkan Universitas negeri lainnya di Indonesia ini, memang patut merasa wajib mengembangkan 'bicycle road', selain menjadi contoh bagi perguruan tinggi lainnya, juga merupakan alternatif bagi mereka yang ingin berwisata sambil tracking bersepeda. Hutan UI sangatlah luas, kehijauannya masih terjaga, oleh karena itu di hari libur banyak warga yang hobi berolahraga merutinkan untuk lari pagi melewati kampus UI.
Usaha rektor terbaru Prof. Gumilar memang patut diacungi jempol. Peralihan penggunaan dari paper work menjadi paper less (via online) menggunakan account SIAK-NG bagi tiap mahasiswa juga merupakan kemudahan tersendiri. Kini di tiap semester mahasiswa cukup melakukan registrasi akademik secara online, dan dosen juga bisa memberikan persetujuannya tanpa perlu datang ke kampus. Tentu saja hal ini berlaku bagi mahasiswa/i yang tidak memiliki masalah dalam mata kuliah yang boleh diambilnya.

Hanya saja masih ada hal lain yg belum mengikuti prinsip paper less ini, yaitu peraturan administrasi sewaktu pendaftaran di UI sangat-lah boros kertas. Dalam setiap pendaftaran, pemborosan ratusan lembar kertas diperlukan untuk menjadi syarat berkas-berkas kelengkapan. Ambil contoh yang kecil, yaitu saat pendaftaran praseminar, seminar dan sidang di salah satu Departemen saja. Bermacam-macam surat keterangan harus di buat, mulai dari surat keterangan telah lulus semua mata kuliah, surat keterangan bebas alat/pinjaman lab, surat keterangan dari ketua program, surat keterangan dari ketua departemen, surat keterangan telah menyelesaikan penelitian, surat keterangan telah mengikuti praseminar, surat keterangan telah mengikuti seminar dan siap mengikuti sidang, dan masih banyak lagi daftar surat keterangan yang harus dibuat. Itu baru untuk satu tahap, misalnya untuk mengikuti praseminar. Saat mengikuti seminar dan lalu sidang, semua surat-surat keterangan itu harus dibuat ulang lagi dan di tandatangani oleh orang/pihak yang sama pula. Sungguh suatu kegiatan yang konyol dan menjemukan untuk Universitas sekaliber UI sekalipun.
Dan yang sungguh menjengkelkan, ada saja staff/karyawan yang membuatnya jadi semakin sulit, sehingga pemborosan kertas pun semakin menjadi-jadi. Ada saja alasan yang dibuat untuk menolak surat keterangan yang telah dibuat oleh mahasiswa. Mulai dari format tulisan yang tidak sesuai, harus pakai kop surat departemen, penempatan tanda tangan, sampai hal yang amat sepele, seperti tanda titik atau koma yang ada. Jika sudah begitu maka, kertas surat keterangan tersebut menjadi tidak berguna lagi.
Yang paling menjengkelkan, jika surat keterangan tersebut sudah ditandatangani oleh dosen yang bersangkutan, lantas tiba-tiba ditolak begitu saja karena alasan sepele, penempatan tandatangan yang tadinya di pinggir kiri harusnya ditengah. Padahal dosen tersebut susah setengah mati untuk ditemui. Akibatnya selanjutnya seperti efek domino, berkas persyaratan tidak lengkap, harus menunggu dosen lagi, sampai gagal mengikuti sidang tepat pada waktunya.

Memang secara teknis dan administratif itu semua wajib ada, sekaligus menjadi bukti kesiapan mahasiswa/i untuk lanjut ke tahap berikutnya. Namun alangkah baiknya jika dilakukan penyederhanaan semua surat keterangan tersebut. Misalnya, surat keterangan telah lulus semua mata kuliah cukup dilampirkan transkrip nilai. Lalu surat keterangan siap praseminar/seminar dan selesai penelitian bisa digabung menjadi satu.

Saran terakhir, adanya SK rektor yang mewajibkan semua staf dan karyawan untuk lebih berpihak kepada mahasiswa/i. Karena walau bagaimanapun uang semester kami menjadi gaji bagi mereka.